1-مقدمه:

امروزه از دانش و هنر روابط عمومی، به­عنوان یک نهاد شبه مدنی در جهت تسهیل ارتباطات دو طرفه بین حاکمیت و آحاد مردم یاد می‌شود. وجود اطلاعات موثق، هدفمند، دقیق و به­موقع، بزرگ‌ترین سرمایه یك  سازمان است و حیات یك سازمان به وجود یك ارتباط دو سویه درون و برون سازمانی، انجام تبلیغات و كسب اطلاعات به روز و مفید بستگی داشته و اینجاست كه لزوم وجود روابط عمومی واقعی در سازمان‌ها نمایان می‌شود.

بی شک یک سازمان و یا یک اداره نمی­تواند خود را جزیره‌ای بی ارتباط فرض نماید و از تکنولوژی و آورده‌های آن بی نیاز و با آن بیگانه باشد. بنابراین، روابط عمومی می‌بایست بر محور تفکرمداری، مشارکت‌مداری و اطلاع‌مداری گام بردارد، تا در راستای کمک به اثربخشی سازمان موثر واقع شود؛ و با نواندیشی و نوگرایی، ابتکار و خلاقیت مستمر عجین شده و خود را با تحولات و پاسخگویی مرتب به افکار عمومی منطبق و هماهنگ سازد.

روابط عمومی، نقش‌های گوناگونی را در جایگاه‌های متفاوت و شرایط متمایز از یکدیگر ایفا می­کند؛ اما در کنار نقش ارتباط با مردم، دو نقش قابل تفکیک آن در ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی از میان سایر نقش­ها نمایان­تر و مهم‌تر است.

کانون وکلای دادگستری مانند هر سازمان و تشکیلاتی برای رسیدن به اهداف و حفظ حیات خود نیازمند تعامل با مخاطبین در درون و خارج از نهاد می­باشد، همچنین تفاهم با مخاطبین و درک متقابل، نقش بسزایی در ساماندهی و بهبود رویه­ها، رفع نواقص و تقویت ارکان تاثیرگذار و مفید کانون دارد.

روابط عمومی کانون وکلای دادگستری، نقش منحصر به فردی در مدیریت افکار عمومی و نگرش‌های سازمانی، تقویت ارتباطات نهاد وکالت با جامعه هدف به خصوص توده‌های مختلف مردم به منظور ایفای نقش مسئولیت اجتماعی نهاد وکالت، استفاده حداکثری از ظرفیت‌های شبکه‌های اجتماعی و نیز افزایش تولیدات چندرسانه‌ای دارد.

در این راستا تدوین دستورالعمل روابط عمومی و اطلاع‎‌رسانی جهت تشریح روال‌های اجرایی لازم می‌باشد.

2- اهداف:                                                                                                                                                     

2-1         تقویت ارتباطات درون سازمانی و ارتباطات مردمی

2-2         اطلاع‌رسانی اثربخش، فراگیر، صادقانه و شفاف

2-3         افزایش آگاهی شهروندان نسبت به وظایف کانون وکلای دادگستری

2-4         گردآوری و نشر اطلاعات و اخبار و گزارش­های مربوط به سیاست­ها، طرح­ها و برنامه­های کانون با شیوه‌ها و قالب­های موثر

2-5         تولید محتوای سریع، دقیق و شفاف

2-6         ایجاد سیستم رضایت­سنجی و نظرسنجی مستمر

2-7         اجرای مناسب مراسم­ها و جلسات

فعالیت­های واحد روابط عمومی در کانون، ذیل محورهای زیر تقسیم­بندی می­شود:

1-1         برگزاری مراسمات

مراسمات برگزار شده در کانون به دو دسته اصلی تقسیم می‌گردد:

• مطابق با تقویم سالیانه

هفتم اسفند (روز وکیل)، مراسم تحلیف، شروع دوره کارآموزی

• براساس نیاز کمیسیون‌ها

    1-1-1         حوزه درخواست‌دهنده جهت دریافت مجوز برگزاری مراسم حداقل هفت روز قبل از اجرای مراسم از طریق اتوماسیون نسبت به تکمیل “فرم درخواست برگزاری همایش، جلسات، کارگاه‌های آموزشی و …” اقدام می‌نماید، چنانچه درخواست مذکور مورد تایید ریاست کانون و هیات مدیره قرار گیرد، درخواست جهت هماهنگی مراسم به مدیر روابط عمومی ارجاع می‌گردد و به­طور همزمان به اطلاع حوزه درخواست­دهنده می‌رسد.

تبصره1: مجوز برگزاری کلیه مراسمات، به­منظور پرهیز از مخدوش شدن شأن والای کانون وکلا و اجتناب از دوگانگی و تعارض توسط ریاست کانون صادر می‌گردد.

تبصره2: در خصوص مواردی همچون، خرید هدایا و پذیرایی‌های ویژه، تصویربرداری به صورت HD و… هماهنگی‌های لازم با اداره مالی انجام شود.

پس از تایید درخواست برگزاری مراسم، حوزه درخواست‌دهنده حداقل چهار روز قبل از برگزاری مراسم نسبت به تکمیل “فرم اعلام نیاز برگزاری همایش، جلسات، کارگاه‌های آموزشی و …” اقدام می‌نماید و فرم مذکور جهت انجام اقدامات و هماهنگی‌های لازم به تایید مدیر روابط عمومی می‌رسد.